Trabajadores no docentes del Rectorado de la Universidad Nacional del Nordeste, expusieron los avances del trabajo con el que impulsan la digitalización de los documentos del legajo de los agentes universitarios, desarrollo que representa un verdadero desafío institucional en términos de archivo y accesibilidad de la información.
Integrantes de los equipos de la Dirección General de Liquidación de Haberes (DGLH) y la Dirección de Gestión e Innovación de las Tecnologías de Información (DGITI) de la UNNE, expusieron en el encuentro que reúne anualmente a trabajadores universitarios que desarrollan su labor cotidiana utilizando el Sistema de Información Universitaria (SIU).
En esta oportunidad, el equipo UNNE llegó especialmente invitado a Santa Rosa, La Pampa -ciudad sede del Taller Anual del SIU 2023- para exponer su experiencia de trabajo en “Digitalización de Documentos de RRHH en SIU Mapuche”.
Los profesionales protagonistas de este valioso y sustancial trabajo institucional dentro de la UNNE, Hebe Teresita Bózzola, Maria Elizabeth Sánchez, Ángel Alejandro Soler, Valeria Emilce Uribe de la DGLH- UNNE y Carlos Pacce, Héctor Luis Luque y Alicia Daverio de la DGITI- UNNE destacaron a su regreso, que luego de exponer ante colegas universitarios de todo el país, se vieron gratamente sorprendidos por el alto interés demostrado por pares de otras universidades nacionales, que también trabajan en la implementación de este sistema en sus instituciones, pero que aún se encuentran en etapas iniciales.
“Agradecemos la convocatoria del SIU para exponer y socializar nuestro
trabajo en uno de los stands de la reciente edición 2023 del Taller Anual del SIU”
Edición 2023 del Taller Anual del SIU con mirada UNNE
“Fuimos a mostrar cómo logramos migrar los documentos digitalizados de todos los agentes (trabajadores) de la UNNE que se alojaban en SIU Mapuche y el sistema de Gestión Documental Nuxeo al SIU Araí a través del portal Huarpe para ver o descargar documentación personal vía online vinculada a su legajo, como ser título, capacitaciones, currículum, cargos, entre otros documentos presentados en el área Personal de su dependencia”, explicó Hebe Teresita Bózzola.
En la actualidad, los agentes de la UNNE sólo pueden descargar su recibo de sueldos y su declaración jurada de cargos.
“La gran mejora que tendremos en el uso del SIU Mapuche redundará en la cantidad de documentos que se podrán digitalizar. Actualmente, sólo podemos digitalizar 6 tipos de documentos, pero en breve -tras una última etapa de prueba- pasaremos a poder digitalizar más de 30 tipos de documentos” explicó Bózzola.
Estas nuevas estrategias implementadas en materia de digitalización documental en la UNNE, están alineadas a la política rectoral del doctor Omar Larroza, que promueve digitalizar la información universitaria existente en toda la UNNE, entre ellas, las de los trabajadores de esta Universidad, con la mira puesta en la despapelización institucional, y en los ODS (Objetivo de Desarrollo Sostenible). En este caso particular, el ODS Nº 12 – Producción y consumo responsable.
Trabajamos para definir e implementar estrategias para que la digitalización sea útil tanto para los agentes como para la administración de la Universidad Nacional del Nordeste.
“Lo más gratificante para nosotros como equipo, es que con nuestro trabajo podemos cumplir -en parte- con uno de los ejes del Plan Estratégico propuesto por el rector Larroza para su gestión. Y lo es más aún, porque podemos mostrar a los colegas de otras universidades, lo que se puede lograr con esta idea de sistematización de documentos”, reconocieron los autores del trabajo a UNNE Medios.
“Si bien la filosofía del SIU fue siempre el trabajo colaborativo, volvimos de La Pampa muy gratificados por la respuesta de los pares, fundamentalmente por la parte colaborativa y humana que siempre rescatamos en estos encuentros”, coincidieron.
Hacia la transformación digital en la UNNE
En el año 2018, luego de un trabajo de investigación impulsado y encarado por el área de la Dirección General de Liquidación de Haberes (DGLH) – UNNE, mediante la realización de encuestas, entrevistas y relevamientos estadísticos, llegaron a la conclusión de que era necesario, seguir avanzando en el proceso de digitalización dentro de esta universidad.
El equipo de la DGLH propuso entonces capacitaciones, la adquisición de escáneres para las áreas de Personal y la aprobación de un procedimiento de digitalización. También -y con vistas al futuro crecimiento exponencial de documentos digitalizados- se procedió a la migración de los existentes en ese momento en la base de datos: Postgres, a un gestor de documentos denominado Nuxeo.
Este metódico proceso institucional, demandó la actualización tanto de la infraestructura de los servidores como también la capacitación del personal técnico encargado de esta importante tarea.
Ya en el año 2022, con el cambio de gestión en la UNNE, uno de los principales objetivos propuestos en la política rectoral del doctor Omar Larroza, fue el impulso de la transformación digital en toda la universidad.
Hacia dónde vamos
“Uno de los desafíos más importante y próximos, es lograr la correcta integración de todos los sistemas SIU que se utilizan en la UNNE -subrayan los responsables del sistema- y que estas soluciones tecnológicas garanticen la seguridad, la adecuación a la normativa legal vigente y por supuesto, la eficiencia del proceso que se necesita para disminuir y hasta eliminar el uso del papel como flujo de información que actualmente convive con los sistemas de gestión.
Con la información correctamente digitalizada, clasificada e indexada, su acceso no solo estará disponible para todas las áreas administrativas en el trabajo diario, sino que será accesible fácilmente para el agente propietario de la información desde un portal de autogestión, aumentando significativamente el alcance del beneficio logrado.
Se migraron hasta la fecha, un total 28.165 documentos digitalizados de: CUILS, Currículums, Títulos y Altas y Bajas de Designaciones de trabajadores de la UNNE.
